Při jednání s druhou stranou (kupcem nebo prodejcem) zpravidla před chystanou transakcí bývá uzavírána dohoda o mlčenlivosti. V Praxi se můžete často setkat se zkratkou „NDA“, která vychází z anglického názvu „Non Disclosure Agreement“. K čemu je však tato dohoda dobrá a vyplatí se Vám ji uzavřít?

Co je dohoda o mlčenlivosti?

Předmětem dohody o mlčenlivosti je rámcové vymezení důvěrných informací spojených s plánovanou transakcí, které za tímto účelem sdělíte protistraně, a dále povinnost této strany zachovat o těchto informacích přísnou mlčenlivost. Jedná se tedy v podstatě o zajištění, že nedojde ke zneužití klíčových či tajných informací, které by mohly Vaši společnost poškodit, či znehodnotit samotnou transakci. Pokud by k takovému zneužití přeci jen došlo, máte následně nárok na smluvní pokutu, která právě bývá sjednána v dohodě, případně náhradu škody, která Vám v důsledku vznikne.

Ochrana informací poskytnutých sdělených před uzavřením smlouvy je obecně chráněna i zákonem. Nevýhodou však je, že není přesně stanoven rozsah takových informací a současně zde není stanovena výše smluvní pokuty v případě porušení této povinnosti. Uzavření NDA pomáhá této neurčitosti předejít.

Co nesmí v dohodě chybět?

Dohoda o mlčenlivosti není konkrétně upravena žádným právním předpisem, je tedy ponecháno čistě v dispozici stran, jak upraví vzájemná práva a povinnosti. Dohoda by měla být uzavřena písemně, protože v opačném případě by byly velmi obtížné vymáhat povinnosti v ní stanovené druhé straně. Můžete ji však zahrnout přímo do smluvní dokumentace (např. do Term Sheetu) či uzavřít jako samostatnou dohodu. Při jejím zpracování je vždy lepší obrátit se na právního poradce s praxí v této oblasti tak, aby dohoda splnila svůj účel. Aby totiž byla dohoda závazná a právně vymahatelná je třeba platně uvést následující informace:

·       Rozsah informací chráněných dohodou

·       Okruh osob, které mají k informacím přístup

·       Dobu platnosti dohody

·       Smluvní pokutu a jiné sankce při porušení dohody

Jaké informace dohoda chrání?

V dohodě o mlčenlivosti je potřeba pečlivě vymezit všechny informace, na něž se má dohoda vztahovat – rozsah těchto důvěrných informací a jejich vymezení je tedy čistě v rukou stran. Přitom je však třeba dbát na to, aby důvěrné informace byly vymezeny dostatečně určitě tak, aby dohoda byla platná a vymahatelná a strany měli s jistotou věděli, na které informace se tato dohoda bude vztahovat. Příliš obecné vymezení by totiž vedlo k nevymahatelnosti dohody. Nelze například zahrnout veškeré informace předávané v rámci jednání o transakci, neboť část z nich tvoří také veřejně přístupné informace nebo informace, které se povinně předávají orgánům státní správy, které ze své podstaty nemohou být součástí dohody o mlčenlivosti. Takové informace bývají často z dohody přímo vyloučeny.

Zpravidla se do dohody zahrnují následující informace:

·       Obchodní tajemství

·       Cenová politika

·       Marketingové a strategické informace

·       Výrobní a technologické postupy (know-how)

·       Podklady pro budoucí projekty, produkty či služby

·       Informace o dodavatelích, zákaznících/odběratelích

·       Samotná skutečnost, že dochází k vyjednávání o uskutečnění transakce mezi stranami

·       Výše ceny

·       Další utajované informace, které mají být skryty před třetími stranami

Kdo může mít k utajeným informacím přístup?

Další částí dohody o mlčenlivosti je určení konkrétních osob či např. oddělení společnosti, které fakticky potřebují přístup k důvěrným informacím k přípravě a zdárnému uskutečnění samotné transakce. Dále je třeba také ujednat okruh třetích osob, kterými může dané druhá strana informace sdílet (např. právní či finanční poradci, kteří s uskutečním transakce sami pomáhají). Cílem dohody je poté zajistit, aby povinností mlčenlivosti byly zavázány veškeré osoby, které mají k informacím přístup. Nakonec je možné upravit také technické zabezpečení informací – např. podmínku zašifrovaného přístupu, vedení jmenného seznamu osob, podpis přistoupení k NDA, apod.

Jak dlouho dohoda o mlčenlivosti platí?

Doba trvání dohody opět záleží na dohodě stran a bude pravděpodobně záviset na povaze důvěrných informací. Nikdy by však platnost dohody neměla skončit před provedením všech kroků transakce a zároveň je vhodné dobu nastavit tak, abyste byli chráněni i v případě, že si to druhá strana rozmyslí a např. ze společnosti vystoupí.

Nezapomeňte na smluvní pokutu

Důrazně doporučujeme stanovit a uvést výši pokuty, kterou Vám protistrana zaplatí při porušení mlčenlivosti. Tato částka by měla odpovídat možným rizikům porušení a teoretické škodě – jedná se totiž o paušalizovanou náhradu škody podle občanského zákoníku, kterou není třeba prokazovat. Pokud však chcete vedle smluvní pokuty uplatňovat také náhradu škody, je možné to v dohodě výslovně sjednat, což opět doporučujeme.

Jaké jsou tedy hlavní výhody NDA?

Uzavřením dohody o mlčenlivosti zajistíte utajení citlivých informací o fungování Vaší společnosti, které by mohly ohrozit Vaše podnikání, případně samotnou transakci, a to i v rámci organizační struktury druhé strany či třetích stran, se kterými jedná. Zároveň získáte do ruky právně vymahatelný dokument, na jehož základě můžete po protistraně vymáhat smluvní pokutu v případě, že povinnost mlčenlivosti poruší. Podmínky mlčenlivosti si navíc můžete upravit dle vlastních potřeb a pro Vás z ní neplynou žádné negativní důsledky či rizika.